外出や出張中の同僚や上司のために伝言メモを残すというのは、会社でよくある場面です。
一口に伝言メモといっても、それぞれの場面に適した残し方があります。
ここでは伝言メモのお勧めしたい作成方法を紹介します。
自分用と伝言用のメモを分ける
電話を受けたり、業務指示を受けている時は、耳で聞きながらメモをしなければなりません。
ただ書くだけでなく理解しながら書かなければならないので、一字一句丁寧に書くことはほぼ不可能です。
そこで提案したいのは、自分用と伝言用のメモを分けておくこと。２度メモを作ることになりますが、そのロスは気にならないほどメリットがあります。
自分用の走り書きメモを作る
まず自分用のメモですが、社内で自由に使える裏紙などを利用し、デスクの上で邪魔にならない大きさにカットしたメモ帳を作ります。
束ねる際には、ダブルクリップや目玉クリップで簡単にとめる程度で構いません。大きさを合わせたバインダーを使うこともできるでしょう。
そのメモは、形式にとらわれず自由に使います。電話を受けた時も、上司から業務指示を受けた時にも、とにかくペンをさっと取り、走り書きメモに書きます。それは、あとで自分が読み返すことができればどんな書き方でもOKです。
伝言用のメモを作る
前述の走り書き用メモを元に、伝言用のメモを作ります。伝言用のメモを作る時に大切なのは、相手が読みやすく理解しやすい内容のメモにすること。
丁寧な字で、簡潔に筋道だった文章を書きます。重要な数字、電話番号や日時などは最後にチェックし間違いの無いように十分注意しましょう。
伝言用のメモは、市販されているような付箋形式のメモでも構いませんが、相手のデスクに残す際には少し注意が必要です。
基本は、左からもしくは右上から時系列で貼りますが、優先して対応が必要なものは、他のものよりも目立つようにしておくべきです。赤で「急ぎ」と簡単に書くだけも良いでしょう。
伝言メモを残す際の注意点
メモを残す際には、読みやすい理解しやすいということ以外にも心がけたい点があります。例えば、メモを残す相手が長期出張の場合、またメモする内容が多い場合などです。
もし1週間出張が続けば、伝言メモの数は二桁になってしまうかもしれません。そすると出張中の社員のデスクは、メモだらけになります。
また付箋形式の場合でも、時間が経つとのりの効果が弱まり、誰かが横を通った際の風や、ちょっとしたことで剥がれ落ちてしまう可能性もあります。
このような場合は、A４用紙に、日付・日時・社名・担当者名・用件・連絡先などの項目を入れた表を作り、時系列で書き込みましょう。
もちろん、自分用のメモを清書する方法で書き込みます。優先すべき案件には赤で丸をするなどして、一目瞭然にしておきます。
また、内容が多い場合の別の注意点として挙げたいのが、メモは表のみを使用するということです。これは、通常の文書を作成する場合でも同じことです。
ワードやエクセルなどで作成した文書であれば、よほど厚い紙でない限り裏面に印字があることにすぐに気づくかもしれませんが、手書きの場合は見つけられないことがあります。
表だけを読んで、裏面の情報に気づかないといった状況避けるためにもメモは表面のみを使用するようにしましょう。
情報量が多い場合は、大きめのメモを使用し表面に全てを書くようにします。
相手に伝える努力が重要
伝言を受ける際、それをどのように相手に伝えるかを考えることは大切です。
それぞれの案件の重要度や緊急度によって、連絡方法は様々。選択肢はメモを残すという１択ではないはずです。
その案件が、本当にデスクに貼り付ける伝言メモで良いのか、もっと良い方法はないかを考えましょう。
連絡方法を話し合っておく
上司や同僚が長期出張の場合、連絡方法についてあらかじめ話し合っておく事は良い方法です。
例えば、急ぎでない案件は1日の終わりにリストにしてメールで送る、急ぎの案件は都度メールで連絡するといった具合です。
そうすれば、本人が出張から帰って山のようなメモの対応に追われるといった事態を避けることができます。
相手の身になってメモを作成する
実際に話すのに比べ、文章は時に微妙なニュアンスが伝わりにくい場合があります。
クレームの電話であれば、用件だけでなく、電話の相手がどんな様子だったかを付け加えておきましょう。
例えば、「大変お怒りのため急ぎ対応をお願いします。」とか「早急に対処して欲しいとのことでしたが、終始穏やかな様子でした。」といった一文を付け加えるだけで、伝えられた方はある程度の心構えをして対応することができます。
もちろん、最初は怒っていなかったが折り返し電話をかけたらかなり怒っていた、またはその逆という場合もありますが、伝言を受けた時の様子を伝えることは後々対応する上でも役立ちます。
まとめ
毎日の業務において、伝言メモを作成することが多い場合、この繰り返しがただのルーティンになり、特に考えずにメモしてしまうことがあります。
自分の業務の合間に他の人宛の電話を取りメモを残すことは、雑用だと思うかもしれませんが、これも業務の一環と考えて真面目に取り組みましょう。
段取り良く、考えながら書くことは自分のためにも相手のためにも、そして会社のためにもなる大切な仕事です。
表面のみに、読みやすい字で理解しやすい文章を書きましょう。メモの相手が優先順位を決めやすいように残し方を工夫しましょう。
量が多い場合は、リスト化します。またそもそも伝言方法がメモで良いのかを話し合っておくことも重要です。
流れ作業ではなく、考えながらメモすることを習慣にして、信頼される社員を目指しましょう。