仕事をする上で一番大切なのは段取りをすることです。
ただ闇雲に取り掛かるのではなく、ある成果物を決められた日までに得ることをゴールとして、そのためにやるべきことをリストアップし、それを誰がいつまでにやるのかの予定を組みます。
段取りは、一度して終わりではなく、常に見直し調整します。その一連の作業に役立つのが手帳です。
手帳を使った段取りのメリット
デジタルツールでも、手書きのアイテムでも、常に手帳を使って段取りすることには大きなメリットがあります。
一度にいくつものプロジェクトを抱えている場合は特に、自分の記憶はあてにできません。
ダブルブッキングを回避できる
とても無駄で、さらに相手にも迷惑をかけてしまうダブルブッキング。手帳を使わず自分の記憶だけで管理しようとすると、必ずというほどやってしまいます。
打ち合わせや会議の予定は必ず手帳に残すということは当然ですが、その前にその予定を本当にこの日にすべきかということも考えましょう。
早めに打ち合わせをセッティングしたものの、必要な資料が間に合わない可能性があったり、打ち合わせに必要な人物の予定が不安定といった要素があれば、この予定は調整すべきです。
手帳を使えば、1日だけではなく、1週間・１ヶ月・半年単位でスケジュールを組むことができるので、より正しい段取りをすることができます。
優先順位を決めることができる
物事には優先順位があります。それを決める基準は様々ですが、例えば納期が迫っているものは優先して行わなければなりません。
また、その業務において自分が責任ある立場についている場合も、その業務を優先すべきです。
自分が決定しなければ、部下や後輩の業務がストップしてしまうという場合に、それを後回しにしてしまえば大きなトラブルになり兼ねません。
手帳やメモを上手に使える人は、自分がやるべきことの優先順位をきちんと管理することができます。
中には、何を目指しているのかを忘れないようにするために、自分に言い聞かせるような文言を書き込むようにしている人もいます。
例えば、「１５日までに資料を完成させる」「月末までに８割達成する」といった具合です。そうすれば、そのためにやらなければならないことを、リアルに頭に思い浮かべることができます。
業務の全体を把握することができる
誰に何をいつまでにするよう依頼されたか、またその逆で、誰に何をいつまでにするよう依頼したかを手帳に書き込んでおけば、業務の全体を把握することができます。
自分がやらなければならないことは覚えていても、人に依頼したことは忘れてしまいがちです。
自分が依頼した内容もきちんと書き留めることで、依頼したかどうか確認する無駄も省けますし、それがいつ仕上がるかの大方の予定を把握できるので次の段取りもしやすくなります。
毎朝手帳を見る習慣をつける
手帳は書き込むだけでは意味がありません。毎日それを見て段取りをし、業務に役立てる必要があります。
手帳を見る時間帯としては、朝が一番良いでしょう。新聞を読む習慣があるなら、手帳もセットにして目を通します。
電車やバスの中で見る余裕があるなら、通勤途中も良いでしょう。出社してから目を通そうとすると、何かと邪魔が入るものです。
手帳を眺める行為が、ある人にとっては仕事とは映らないこともあります。手帳は、出社前に目を通すことをお勧めします。
また、予定やメモをすることがあった場合に、その都度手帳を開きますが、その際に別の予定もチェックしましょう。
そうすれば、手帳を見る機会は増えますし、記憶を新鮮に保つことができます。
まとめ
段取りをするためにメモは欠かせません。
一度に多くの人に作業を依頼する場合は、工程表や指示書といったメモが必要になります。そのメモのベースとなるのが、自分のメモや手帳です。
そのプロジェクトにおいて、自分がどんな立場にあってもメモによる段取りとその管理は重要です。
メモをし、全体を把握し、優先順位を定め、それを常に見直すことを習慣化することで、うっかりや納期遅延を防ぐことができます。
一度良い習慣が身につくと、どんなに忙しくてもその習慣を守ることができます。手帳を見ずに業務に取り掛かることが、気持ち悪く勝手の悪いことになるのです。
段取りはメモなくしてはできないといっても過言ではありません。
なりたい自分、やりたいこと、欲しいもの、会うべき人、会うべき時間など、目標も含めて考えながらメモし、段取り上手なビジネスパーソンを目指しましょう。