終業直前になるとウキウキしたりソワソワし始める方がけっこう多いようです。ようやく大変だった仕事も終わりに近づき、張り詰めていた神経も解放してあげたくなる気持ちは分からないでもありません。
しかし、実は終業前の行動で、デキるビジネスマンかそうではないのかの差がついてしまうと聞いたらどうですか？のんびりカウントダウンなどしている場合ではないことに気がつくでしょう。
一説によると、成功しているビジネスマンの大多数は、翌日の仕事に力を尽くすために、終業前の時間を有効に使っているそうです。
終業前には、丹念にその日の現状を把握するとともに、上司への連絡と次の日の用意を万全に して１日を終えましょう。
仕事内容の最終確認と上司への報告
終業前の時間帯には、その日に行った仕事の内容を最終的に確認し上司へ報告をしなければなりません。
実は、その日の仕事でやり遂げたことを見直すことは重要です。
とあるリサーチ結果では、やり遂げたことを顧みる時間を２～３分とる習慣をつけるだけで、満足度や翌日の意気込みなどが高まるということです。
あなたも、毎日の終業時間前に、その日の仕事の内容を再確認する癖をつけてください。
上司への報告
業務報告書などがあるのなら書き入れてその日の業務や進捗状況をレポートします。懸念材料や確認事項などがあるケースでは、意見を貰って指導を受けましょう。
上司は、部下の仕事の作業内容や進捗状況を調整するのがメインの仕事です。きちんと連絡し、滞りなどがないよう気をつけましよう。
翌日の準備
終業前には、次の日の準備も忘れてはいけません。予定表などを判断材料にして、あくる日のタスクを確認してその準備をしてください。
アポの確認やデスクワークの段取りなど問題なくスケジュールを組み立てておけば、次の日はスムーズに仕事を始めることが出来ます。
ビジネスマンとして成功している人は、例外なくタスクリストを最新の状態にしています。
その他の終業前タスク
終業前のタスクは、上司への報告と翌日の準備だけでなく他にもあります。
代表的なタスクを上げておきますので把握してください。
取引先などへの連絡
取引先やお客様への連絡は、基本的に就業時間内がルールです。アポの確認や発送の依頼、用品の注文などを確認して、忘れていることがないか見直してください。
その際には、すぐにやらなければいけないものなのか翌日でも影響のないものなのかを判断しましょう。
すぐにやらなければいけないのかそうでないのかを見分けることも、能力の一つとして周りから見られているということもお忘れなく。
社内の調整
社内での打ち合わせなども、今すぐに必要なのかどうかを判断してください。お互いに余裕のある翌日の午前中などの方が捗ることも往々にしてあります。
終業時間を超えた打ち合わせは、双方ともに疲労と苛立ちを覚えることが普通です。その辺の調整も終業前にきちんとやっておきましょう。
後片付け
後片付けといっても、自分の備品などではなく重要書類やデータなどです。
紙文書なら所定の場所。また、データならバックアップを必ずとることを忘れないでください。
イレギュラーな状況ではどうする？
毎日１００％上司への報告や翌日の準備、取引先とのアポや社内の調整も万全、というわけにはいかないことも多いと思います。
突然の残業指示や終わらなかった仕事の持ち帰りなどがあるかもしれません。
そんな場合の対処法をお伝えします。
突然の残業指示も予定がある
仕事は生き物ですから、必ず終業時間に終了するとは限りません。ある程度の残業は仕方がないのかもしれません。
しかし、突然の残業指示は困ることも多いでしょう。とくに予定がある場合などはなおさらです。
そのような場合には、きちんと上司へその旨を伝え、仕事の振り分けなどをお願いしてみましょう。
ただ単に残業が出来ないというだけではなく、翌日に早めの出勤で対応するなどの代替案を提示して相談する方が良いでしょう。
就業時間内に仕事が終了しない場合
予定の仕事が長引いて就業時間内に完了しなかった際に、仕事を持ち帰りたいと思うこともあるでしょう。
しかし、仕事の持ち帰りはデータや情報などが流出してしまう可能性があります。
さらには、流出のリスクだけでなく、従業員の身体的また精神的負担が増加するために、そもそも仕事の持ち帰りを禁止している会社も増えています。
やはり、仕事は就業時間内に完了できるようにスケジュールを組んでいくことが大事です。
まとめ
上記したように、終業時間の前後にはいろいろと大切なタスクが多いことは理解できたと思います。
意外と能力が分かる瞬間かもしれません。仕事終わりだと気を緩めて安心するのではなく、自分のレベルアップのためにも終業前時間を有効に使ってください。