どんなにたくさんの知識を持っていても、それを人に上手に話すのは意外に難しいもの。
わかりやすく、説得力のある話をするということは、ビジネスシーンにおいて重要なスキルです。
ここでは、人を納得させ、行動まで促す話をするために、メモをどのように活用できるかを考えます。
１対１で話すときにメモを活用する
同僚や後輩に仕事の分担をお願いする時、上司から業務の指示を受けその要点を確認する時にメモを使うことが役立ちます。
簡単な内容であれば、口頭で伝え相手にメモを取ってもらうだけで済むかもしれませんが、内容が複雑な場合は伝える側がメモを使うことでより分かりやすく説明することができます。
例を書く
依頼したい内容を伝えた後、それをより分かりやすくするために例を上げることがあります。
例えば、あるデータを表にしてほしいという依頼である場合、メモに軽く線を引き、いくつか項目を書いて見せるなら、どんな表を望んでいるのかを分かりやすく伝えることができます。
数字や要点を書く
依頼事項に数字がいくつかあるなら、メモに数字や要点となるワードを書くことも効果的な伝え方です。
そのメモは相手に渡す必要はありません、相手がメモを取っている場合でも、説明のための道具としてメモを使うのです。そうすれば、伝えたいことを強調しながら正確に話すことができます。
スケジュールを伝える
スタートからゴールまでのスケジュールを伝える際も、メモが役立ちます。
どんな仕事にも納期がありますが、スケジュールを立てるときには実際に行う人の意見や要望を聞くことが大切です。
線や図を描きながら話し、時々相手の反応を見つつ意見を聞き、修正したり説明を付加すれば、誤解を招いたり一方的に押し付けたりせずに上手に話し合うことができます。
１対複数で話すときにメモを活用する
一人で複数の人に対して話をするときに活躍するメモもあります。それがホワイトボードです。
少数のミーティングの場合、ホワイトボードがあるのとないのでは全員の理解度が全く変わってきます。
複雑な内容は前もって書いておく
例えば、フローチャートやこの日決めなくてはならない項目など、重要で複雑なものはミーティング前に予めホワイトボードに書いておきます。
ミーティング中に追加で書き加えることで、話し合いを円滑に進めることができます。
プロジェクターを投影できるホワイトボードを使う
プロジェクターを投影できるタイプのホワイトボードを使えば、話の幅はより広がり、メリハリのあるミーティングができます。
スクリーンとは違い、マーカーで自由に書き消しできるので便利です。
ホワイトボードのいろんな使い方
例えば、ブレストと呼ばれる会議の方式があります。
ブレーンストーミングの略ですが、この会議は複数の人が一つの話題に沿って、思い付きレベルの自由な意見を出し合い、結論や判断はせず、たくさんの意見やアイデアを出し合うという方法で行われます。
集まって自由に発言し、だれかがそれをホワイトボードに書く、または前以て付箋紙に書いて持ち寄りホワイトボードに貼って誰かが一気に読み上げるなど、スタイルは様々ですが、共通するのはメモが活躍しているということです。
メモには、頭を整理したり、物事をまとめたりするだけでなく、たくさんの意見やアイデアを引き出すというメリットもあるのです。
まとめ
ここでは、１対１で伝えるとき、１対複数で伝える時について考えました。1対複数の場合では、主にホワイトボードという便利なメモのメリットを伝えました。
誰かに何かを説明するとき、納得してもらいたいとき、メモを使うことは口頭のみで伝えるよりも親切な方法です。
相手は、伝えられていることを耳だけでなく視覚でも取り入れることができますし、そのメモをもらって後で読み返すこともできるからです。
一つ注意したいのは、上司や先輩と１対１で話すときにメモを使う場合です。
もし口頭のみでは伝わりにくい可能性があるなら、メモをしながら話すのではなく、予め説明するための文書やメモを作成しておき、話の途中で相手に理解し辛く感じていることが分かった時だけそれを見せるようにしましょう。
メモをしながら話すのは確かに効果的ですが、話しながらのメモは走り書きになりますし、目上の人にメモを見ながら聞くように要求することは失礼に当たる場合があるからです。
用意していたメモや文書を見せるときにも、「説明が複雑な部分でしたので、文書を用意しております。ご覧いただけますか？」と断ってから見せましょう。
誰かに理解して欲しいと思うときには、ただ分かりやすく話したり力説するのではなく、その人の立場や意見を尊重し、マナーを守ることも大切です。
メモを上手に活用して、分かりやすく信頼できる話し方を心がけましょう。