誰にでも平等に接するということは、人間関係においてとても大切なことです。
しかし、相手が仕事であれば、平等であるよりも重要なことは、メリハリをつけることです。
仕事をする上で最も重要なのは段取りですが、その段取りで大切なことは優先順位。Aの仕事がBの仕事よりも緊急度や重要度の点で勝ると判断したなら、その仕事から優先的に行います。
ここでは、緊急時も落ち着いて乗り切るためのメモの活用法を考えましょう。
事故やトラブルなどの緊急事態は迅速に
事故やトラブルといった事態を放置すると、状況が悪化し収拾にかなりの時間がかかってしまう場合があります。
重要な仕事をしている時に、このような事態に陥った場合どのように対処すればいいのでしょうか。
落ち着いて段取りをする
もちろん、段取りをして仕事を始めるわけですが、途中で思いがけないトラブルが起こった場合は、その段取りの見直しが必要です。
すぐにメモを取り出し、新たな段取りを組み立てましょう。最終ゴールを決め、そのためにすべきことを箇条書きにします。
そして、自分が別の重要な業務で手が離せない場合は、他の人にお願いするという方法も選択肢の中に入れましょう。
トラブルが起こったらまず上司に相談し、段取りを組み直した後で再度上司に相談します。そうすれば上司が、部下の業務の状況を考慮に入れつつ、代わりに対応できる人を選出してくれるはずです。
自分のスケジュール調整を忘れずに
突然降りかかったトラブルに慌ててしまうと、段取りの方に気を取られ、自分のスケジュールの調整を後回しにしてしまうというケースがあります。
来客や訪問の予定、会議への出席など、手帳やカレンダーを確認しましょう。その上で、トラブル収拾の段取りの中で、自分が受け持つ内容を把握し、どのスケジュールを変更しなければならないかを考えます。
変更が必要な予定がはっきりしたら、関係者への早めの連絡を心がけましょう。
優先順位を見直す
緊急事態が起こり、段取りし、スケジュールを見直したら、行う仕事の優先順位を見直しましょう。
緊急だからといって、重要とは限りません。応援を頼んで、複数の社員で取り組む場合、自分の役割がはっきりしたら、それを１日のToDoリストに追加し、優先順位を付け直します。
それ自体は緊急であっても、自分の役割が急を要するとは限りません。
例えば、他の人の業務が終わらなければ取り組めないものであったり、ある時刻以降でなければ連絡が取れない場合は、別の仕事をしながら待つ必要があります。ですから優先順位の見直しが必要なのです。
書くことで気持ちに余裕を持とう
自分の頭の中だけで考えて仕事をしようとすると、心が焦ってしまうものです。
トラブル発生時は冷静に考えることが難しく、そんな時がメモが生きるシーンと言えるでしょう。緊急を要する時こそ、メモを取り出すことを習慣づけ、自分の頭の中を駆け巡る様々なことを書き出します。
連絡が必要な部署や会社、大事な日付、様々な対処の方法など、思いつくままに書き出しておけば後で段取りを見直し整理する際に、落ち着いてじっくり考えることができます。
重要な仕事をたくさん持つことはできない
重要な仕事に取り組む数は、１つもしくは２つが限界です。それ以上取り組めば、ミスや漏れが派生しかねません。
たくさんの業務の中から、自分が取り組むことで会社として最も効率よく業務を行えるものだけを選び、他の業務については後日を予定し段取りを組むか、同僚を信頼して任せたり譲ったりすることができます。そのような管理をすることが上司の仕事ですから、早めに相談しましょう。
まとめ
緊急事態やトラブルは確かに対応に急を要するものですが、対応を複数で行う場合、自分の業務が本当にすぐやるべきことかを冷静に判断することがとても重要です。
慌てずに落ち着いて、全体の収拾を段取りし、その後自分個人の段取りを見直すというこの２段階の作業を時間と労を惜しまず行いましょう。メモを取ることは、習慣づければ無駄な時間にはなりません。
自然にペンが動き、頭で考えていることと調和して書き出すことができます。もちろん書く時間は考える時間よりも遅いわけですが、そのことで一度にたくさんのことが駆け巡ってしまう頭の中を、ゆっくり整理しながら考えることができるので役立ちます。
また、誰かに指示を出すときにも有効に働くでしょう。緊急事態にぶつかったときの最初のアクションは、体を動かすことでも頭で考えることでもなく、メモを取ることです。