電話をかけるときには、かける前から相手に対する配慮や準備が必要になります。電話を受ける相手は、電話がか電話を受ける相手は、電話がかかってきたら、やっていることを中断しなければなりません。
相手の顔も状況も見えないのが電話ですので、ビジネスシーンで電話をかけるときには想像力と気遣いが求められます。
電話をかけるタイミング
電話を受ける側は、電話がかかってきたら、今やっている仕事を中断しなければなりません。
相手がばたばたしている状態で電話に出ると、話を落ち着いてしっかり聞けないため、こちらの言いたかったこともうまく伝わらず、結果的に業務に支障をきたす可能性もあります。
電話をかけるときには、相手の状況を想像しながら、タイミングを見計らうことが必要です。
忙しい時間帯は避ける
朝の始業開始後は、忙しくしていることが多いものです。特に、週明けは忙しいでしょう。
社内での朝礼、打ち合わせやメールのチェックなど、やることが多い時間帯です。始業開始時間から30分～1時間ほどは、電話をすることを避けましょう。
また、お昼時も気を付けましょう。一般的には12時～13時がお昼休みですので、その時間帯も避ける方がよいでしょう。
終業間際の時間も相手に迷惑をかけます。その日のうちに処理しなくてはいけないことで、忙しくしている可能性もあるでしょう。もしかしたら、すでに帰る準備をして、パソコンも閉じているかもしれません。
仕事が終わる時間帯は、相手も今日の仕事は終わりにしようと片付けモードになりますので、その時間に電話をかけると、不快にさせる可能性もあります。
また、月初や月末、連休の直前や直後なども、業務によっては忙しいので、考慮するとよいでしょう。
急用で電話をかけなければならないとき
それでも忙しい時間帯に、急用で電話をかけなければならない場合には、電話をかける際に、ひと言お詫びの言葉を添えましょう。
例文
「朝早くから申し訳ございません」
「お昼時に申し訳ございません」
電話をかける前の準備
電話で話す際には、内容を簡潔に伝えること、電話をかけた方が話をリードすることが求められます。
事前に準備をしておくと、焦らず落ち着いて話を進めることができ、相手にもきちんと伝わります。
話す内容を整理する
どういう話をするのか、あらかじめ整理しておきましょう。要点を箇条書きにメモしておくと、言い忘れなども防げます。
また、メモをすることで、話す順番も整理でき、スムーズに話せます。
資料を用意する
話しているうちに、相手から質問が出ることもありますので、話す内容に関連した資料も手元に用意しましょう。
デスクの上が散らかっていると、資料を出すのに手間取って相手を待たせてしまったり、資料を広げたときにうっかり飲み物の入ったコップを倒してしまったりするかもしれません。
デスクの上はきれいに整頓し、必要な資料をすぐに見ることができるように用意し、パソコンも立ち上げておくとよいでしょう。
また、相手の話を書きとれるように、メモと筆記用具の準備も必要です。
電話で話すとき
電話をかける時間を考慮して、良いと思われるタイミングで電話をかけたとしても、相手が電話に出たら、今話せる状況か確認しましょう。
もしかしたら、出かけようとしていたかもしれませんし、急ぎで処理することがあって、ばたばたしていたかもしれません。
相手が落ち着いて話せる状況でないと、話した内容を相手もしっかり聞くことができず、伝えたのに伝わっていないということも起こるかもしれません。
相手が電話に出たら、「○○の件でお電話いたしました。今、お時間よろしいでしょうか？」と、相手の都合を尋ねましょう。
まとめ
人とのコミュニケーションには、常に相手に対する配慮が必要です。
電話をかける際には、相手の状況がみえなくても、今どんな状況だろうかと想像力をはたらかせることが大事です。
そのためにも、普段から相手の業務の状況にも関心を持って把握しておくとよいですね。
月末が忙しい、特定の曜日に打ち合わせが入っていることが多いなど状況が分かっていると、電話をかけるタイミングもつかみやすくなります。
そして事前準備もきちんと行い、スムーズ電話をかけるように心がけましょう。
