最近の家庭には固定電話を引いておられないところが多いのではないでしょうか。
「実家にはあるけれど…」というのが最近のトレンドかと思います。
つまり、携帯電話で事足りてしまっていますので、一般電話の必要性がなくなりつつあるのが現状のようです。
携帯電話の使い方
携帯電話をどのように使っておられますか？
SNS、ゲーム、電車の時間を調べる…。ほとんどの方は携帯電話で通話をすることは「ない」といっても過言ではないのではないでしょうか。
ところが、ビジネスの世界になるとそうはいきません。
直接お会いしてご説明した方がよい場合には、電話でアポイントを取った上でお伺いするなど、ビジネスパーソンとしてのマナーの一つに取り込まれているのが電話です。
また、一般電話と違い、外出中でもすぐに連絡をかけることができる、取ることができるというのが携帯電話の主な便利さです。
一方でビジネスにおける携帯電話のマナーは、まだはっきりと確立されていないのが現状です。
携帯電話のメリットとデメリット
押さえておきたいポイントをご紹介する前に、まずは携帯電話に電話をかける際のメリットとデメリットを押さえましょう。
携帯電話のメリット
- どこにいてもすぐに連絡を取ることができる
- 本人に直接つながる
- 誰からの電話かがひと目でわかる
携帯電話のデメリット
- 通話が途中で切れる可能性がある
- 周りの状況によっては、落ち着いて通話ができない
- プライベートの時間にも電話がかかってくる
- コストが高い
基本的に、携帯電話に電話をかけるときの応対マナーは一般電話にかけるときと変わりません。
ただし、携帯電話には上記のようなデメリットがあることも十分に考慮し、特に相手からの指定やあらかじめの許可がない限りは、すぐに携帯電話にかけるのは考えものです。
ビジネスにおいて携帯電話で電話をかける際のポイント
このようなメリットとデメリットを理解した上で、ビジネス上で携帯電話に電話をかける際のポイントをご紹介しましょう。
携帯電話の番号を聞いたときは、会社の電話か個人の電話かを確かめる
携帯電話とひと口にいっても、会社から支給されている携帯電話と個人の携帯電話とでは、扱いが少し違います。
会社の携帯電話を使っている場合は、業務が終わったら会社に携帯電話を置いて帰るということも考えられます。
かかってくるのは仕事の用件だけという前提があるからです。そのため、その人が休みのときなどは代わりの人がその携帯電話に出ることもあるでしょう。
それに対して、個人の携帯電話の場合は、プライベートな時間のときにでも電話がつながってしまいます。
基本的にビジネスアワーに電話する
携帯電話を手に持ってしまうと、仕事と私用の区別がつきにくくなってしまい、つい自分が手の空いた時間に電話をしてしまうということもあるかと思います。
相手側が特に指定した時間がある場合は別にして、通常の業務時間である平日の09:00から12:00までと13:00から17:00までに電話をすることを心がけましょう。
電話をした場合は、まず相手の状況を確認する
相手が電話に出たら、まず相手の状況を確認しましょう。
通常、受け取る側も大事な会議の場や電車の中などではマナーモードや機内モードに設定することがマナーですが、時には忘れておられる場合も考えられます。
相手が電話に出たら「〇〇会社の田中です。今、お時間よろしいでしょうか。」など相手側がご自身の優先順位を選択することができるような問いかけをすることが求められます。
ひと呼吸おいてから通話修了ボタンを押す
「話が終わると、自分から先に受話器を置くのではなく、相手が受話器を置いたことを確認して受話器をおきましょう」というのが一般電話でのビジネスマナーです。
携帯電話でも基本的に同じですが、受話器は通話ボタンに取って代わっていますね。
相手側もマナーどおりこちら側が通話を切るのを待っているということも考えられますので、通常は話が終わったら、ひと呼吸おいてから通話修了ボタンを押すということでよいと思います。
話が終わったとたんに「プツン」とならないことがビジネスマナーとなります。
まとめ
平成の次、新しい年号の時代に生まれる人たちがビジネスパーソンになるとき、世の中に携帯電話は存在しているのでしょうか？
もしかしたら、身体に組み込まれたICチップがAI経由で相手と以心伝心なんていうのが当たり前で、今の携帯電話のマナーがお蔵入りしている可能性もあります。
今の世の中に生きている私たちは、今の時代のマナーに従って、気持ちよく仕事も生活も送っていきたいものです。
