たとえビジネスの場でないとしても、せっかく話しているのに相手があなたの話に全く興味を示さなかったら、嫌な感じを受けませんか？ビジネスの場でも完全に同じです。
言葉は悪いですが、たとえポーズでも興味を示すことが、ビジネスでの話の聞き方の基本中の基本です。
あいづちを打ったりうなずくなど、キチンと話を聞いてるという興味を示すことで、話し手は気分が良くなります。
また、ビジネスの話は、世間話をしているわけではありませんから、要点は何か？結論は何か？と言うことを頭の中で考えながら聞くことが重要です。
聞き上手になるために
ただ単に聞いているというポーズをとっているだけではいけません。重要なのは、「しっかりと聞いています」「話に関心があります」というサインを出しながら聞くことです。
相手の目をしっかりと見たり、相づちを打ったり、うなずいたりと相手の話に対する賛同のシグナルを送りましょう。
そうしたシグナルがない場合には、相手は本当に聞いているの？こちらの話に興味がないのかと不安になってしまいます。
また、話の中のフレーズを復唱する「こうゆう理解してよろしいですか？」と確認するなどは、聞き上手の基本的手法です。
正確に聞く
相づちを打ったり頷くのも大事ですが、話の中に数字のデータなどがある場合には、メモをとりながら聞きましょう。
また、重要ポイントやキーワードは箇条書きでも良いので、こちらもメモするのが良いです。
意欲が伝われば、あなたのメモを見ながら、複雑な部分を解説したりしてくれるかもしれません。
相づちとうなづき
聞き上手になるための基本はいろいろありますが、一番は相づちと頷きです。うなずく際には、相手の目を見てうなずくようにしましょう。
会話の過程でうなづくだけですが、話を聞いていますというサインになります。相手は安心して話してくれます。
相づちにはいろいろあります「はい」「そうですか」「へえ～」「ビックリですね」「しんどかったですね」「そうですよね」などと、話しの間で合いの手を挟む感じです。
ワンパターンにならないように、流れに沿った複数のボキャブラリーを頭の中に入れておくことをオススメします。
オーム返しと要約
相づちとうなづきが自然にできるようになったら、次はオーム返しと要約です。
オーム返しは、相手の話の内容をそのまま戻す感じです。「○○はうれしかったね」に対して「うれしいですよね」などと繰り返すことで、共感しているというサインになります。
要約は、相手の話しを要約して返す感じです。オーム返しよりは長いセンテンスになりますが、これも話している相手への強固な共感になります。
聞き上手は質問する
話の内容に疑問点や不明な点があった際には、その場で質問するすることが重要です。ビジネスですから、その内容はキチンと正確に把握しておかなければなりません。
話をしてくれた相手に失礼なのではと思う人もいるようですが、理解不足のままに案件に取り組んでからでは遅すぎといった事態も招きかねません。
話の要点をキチンと得ることが何より大切ですから、話を聞くときにはその都度尋ねながら聞きましょう。
情報漏れのないように
相手が話した内容はどこを強調しているのか？そのポイントはどこか？情報に漏れはないか？と常に気配りしながら聞く癖を付けましょう。
もし疑問な点や不明な点があれば必すチェックします。相手に失礼じゃないかと気後れする人もいますが、気遣いはいりません。
ビジネスとして聞いているとすれば、疑問点を残したまま次のステップに進行する方が、結果的には相手にも自社にも迷惑がかかります。
疑問点や不明な点をきちんと払拭するのも、聞き手役割ですし、それができる人が聞き上手と言うことです。
ただし、聞くタイミングには気をつけましょう。相手の話に区切りがついたときに聞くなど配慮が必要です。話の腰を折ることのないように気をつけましょう。
質問はアクティブな行為
不明な点を聞いたり、疑問点を質問することが、受身でマイナスな行為と思っている方が少なくないようです。
実は、質問はとてもアクティブな行為なんです。質問したり不明な点を聞いたりしても怒られることはまずありません。
それよりも、質問せずに理解不足で行動したときの方が怒られるでしょう。
会話から必ず良い結果をあげる、100％の理解で自社に持ち帰るという意識が重要です。
聞き上手はへりくだる
聞き逃したときや疑問な点があった場合には、「理解が悪くてすいません」とあ不備を述べてへりくだり、「もう一度お願いできませんか」と頼んでみましょう。
正直に聞けば、相手も気分を損ねずに再度話してくれます。オーム返しでキーワードをリピートするのは効果的です。
相手に、内容を理解していると示しながらポイントを確認することもできます。
会話中にやってはいけないNG行為
聞き上手になる前に、聞く際のNG行為を把握しておきましょう。
逆に言えば、このNG行為をやらなければ、聞き上手になれると言うことです。
目を見ない＆うなづかない
同一の話でも、きちんと目を見ながら聞く態度と目を見ずに聞く態度では、相手から見た印象はまったく違います。結果は言うまでもないですよね。
また、話にうなずかないのも、相手に不信感をもたれます。どちらも、うまくいく話もダメになってしまうようなNG行為ですので気をつけてください。
取引先やお客様、また上司や先輩などの場合でも、会話は相手の目を見てその内容にうなづくようにしましょう。
話の先読み＆途中で意見
相手の話を聞いている時に、話の内容やオチが分かってしまいその先が予想できてしまうことがあります。
しかし、ここは我慢してください。聞き上手というのは、相手の話を理解すればオーケーだということではなく、相手に納得のいくように話をさせるのが上手な人のことを言います。
話の途中で相手のペースを乱す行為は、かなり嫌われます。イコール商談がうまくいかないと言うことです。
相手の話すことはじっくりと最後まで聞きましょう。
さらに悪いのは、話の途中で口を挟む行為です。たとえあなたとは相違する見解であっても、話の途中で腰を折らずに最後まで聞きましょう。
どんなに温厚な人でも、話の途中で腰を折られれば怒ると思います。違う考えや意見があるときには、相手の話が終わってから「私はこんなふうに思うのですが」と発言する形が良いでしょう。
分かったふりをする＆質問しない＆メモをとらない
実は、取引先やお客様の話を聞いて、理解が不十分なままに分かったふりをしてしまう人は多いと言われています。
聞き直したりすることがはばかられてその場しのぎをしてしまうパターンです。これは後々大きなミスにつながることも多いので気をつけてください。
同類のNG行為に、質問しないというのもあります。少しでも疑問点や不明な点があったら質問してみましょう。
質問した方が、相手とのコミュニケーションもとれます。「今のお話は○○ということでよろしいのですよね？」というのも良好な質問です。お互いの解釈をすり合わせることが信頼につながります。
また、話と言っても内容に細かいことや数字などが含まれる場合も多いでしょう。そういった点を考慮して、常にメモは持ち歩きましょう。
メモを取って話の内容を復唱すると、理解度は深まりますし信頼も得られます。
まとめ
基本を守れば聞き上手と言われるようになるでしょう。
意外と、取引先などに信頼されるタイプは、どんどん話すタイプよりも聞き上手なタイプが多いのも事実です。
話し方を学ぶと共に聞き上手になることも心がけてみましょう。
