社外文書は、基本的に会社の意思を社外へ示すものという使命があります。自分が作成した文書だとしても、それは相手には会社の意思として伝わります。
会社の評判などが下がらないように、きちんと丁寧に作成することが求められるわけですね。日時や金額や数量などの記載ミスがあれば深刻なトラブルになりかねません。
ここで社外文書の基本を学び、ビジネスマンとして一回り大きくなりましょう。
社外文書とはどんなもの？
社外文書には、どのような種類があり、その作成のポイントにはどんなことがあるのかをお伝えします。
社外文書の種類
| 内容 | 文書の種類 |
| 取引に関する書類 | 見積書、契約書、仕様書、提案書、注文書 |
| 金銭に関する書類 | 請求書、領収書、督促状、振込依頼書 |
| 特殊な書類 | 詫び状、抗議書、お断りの文書、案内状など |
社外文書の中でも商取引に関する文書は、
- 取引関係文書
- 金銭関係文書
- その他特殊な文書
に分けられます。
商取引に関する文書の他には社交儀礼文書があります。
「商取引文書」と「社交儀礼文書」
社外文書は、社外の取引先などへの文書ですが、大まかに分けて2種類となります。
- 商取引文書
- 社交儀礼文書
それぞれ詳細な語調はちがいますが、相手を大切にしマナーを守るのはどちらの文書も同様です。
商取引文書は、取引関連の文書を意味します。依頼書や注文書を筆頭に、請求書や見積書など数多くの文書がこれに該当します。
社交儀礼文書は、直接の商取り引きには関連しないものですが、企業と企業をつなぐお付き合いなどに関係する文書のことです。
挨拶状や案内状、発表会の案内状やお見舞いなどがこれに該当します。
社外文書作成のポイント
ほとんどの場合は、その会社でフォーマットを準備していると思います。そのフォ－マットに添ってまとめていけば大丈夫でしょう。
基本的には、社名や氏名、役職、日時や場所、また金額などの数字に間違いがないのかをきちんとチェックすることです。
敬語は正しく使い、ビジネス独特の表現方法を使用しましょう。
社外文書の書き方
社外文書を作成する際の注意点とフォーマットについてお伝えします。
社外文書作成時の注意点
社外文書を作成する際に、ネットで検索してひな形に文章をただ入れていくだけという方もいらっしゃるかもしれません。
大変有効なのですが、意味を理解しないまま何も考えずに文章を作成していると、思わぬところでミスしてしまったり、そのミスに気づかずに相手に渡してしまったりすることも考えられます。
社外文書の作成は、自社を代表してその文書を発行するのだという自覚を持つことは大切です。
取引先やお客様を大事にし、マナーをきちんとわきまえて書くことが重要になります。
取引先やお客様との信頼関係を築きコミュニケーションを図るという大切な仕事をしているという自覚を持ちましょう。
社外の方に良い印象を与え、正確に内容が伝わるように基本はマスターしておかなければなりません。
社外文書はフォーマットを使う
大抵のケースで、自社の社外文書用のフォーマットが用意されていると思います。社外文書は数多くの種類がありますし、自社独特の書式などがあるかもしれません。
ネット検索で得たフォーマットなどではなく、一番適した形式になっているであろう自社フォーマットを使用するようにしてください。
自社フォーマットを使って、取引先やお客様名、日付、各数字などを書き換えるのが一番と手堅い方法です。
先方に不快な思いさせてしまったり誤った記載でトラブルになったりしないように細心の注意を払いましょう。
社外文書作成のポイントとチェック項目
社外文書を作成する際の7つのポイントと、発行する際の最終確認事項についてお伝えします。
社外文書の書き方と7つのポイント
社外文書の基本は、取引先やお客様に敬意を表しつつ、こちらの意思を丁寧に伝えるということです。
そのためには、以下のポイントを押さえてください。
- 社名は、正式社名の株式会社〇〇と書く
- 誤字脱字がないように慎重さを意識する
- 敬語の表現に気をつける
- 文章、文言に気を配る
- 相手を大切にしマナーを優先する
- 敬体文（です・ます体）を使用する
- 数字やデータは正確に書く
社外文書を書くときのポイントとなっていますが、すべてのビジネス文書を書くときと同じですね。
ビジネスマンとしては当たり前のことですが、再度確認しておきましょう。
縦書きの社外文書
基本的には、上記のポイントを踏まえて社外文書を作成していただければ良いです。
ただ以下のように一般的な社外文書とは違い縦書きにしなければいけない文書があります。
- お礼状
- 悔み状
- 見舞状
これらの文書には、縦書きにすること共に件名を付けないというポイントがありますので注意してください。
社外文書の最終チェックポイント
社外文書を発行する前に、最終確認すべきチェックポイントを3つ上げておきますので、必ず検証しましょう。
相手の名前
取引先やお客様の名前や社名、部署、役職などの誤りは大変失礼になりますのでNGです。 必ず名刺などと照合してください。
金額や日付などの数字
金額や日付などの誤表記は、大きなトラブルに発展しかねませんので念入りに確認してください。 金額の桁数や新年の日付などにミスが多いです。
押印や印紙
押印や収入印紙の貼付は、重要書類になくてはならないものです。 重要書類での単純ミスは、信用などにもつながりますので十分注意しましょう。
まとめ
社外文書は会社の意思を社外へ示すものですから、あなたが発行するのではなくてあなたの会社が発行するものというのは理解できたと思います。
会社としての文書ですから、あなたのミスは会社の評判に影響します。社外文書の基本をきちんとマスターして、ビジネスに役立ててくださいね。