ビジネスを行う上で、携帯電話（スマホ）は欠かせないアイテムとなりました。ある意味ではなければ仕事にならないというレベルになっていると言えるでしょう。
いつでもどこでも連絡が取れるのが携帯電話の特徴です。しかも、取引先の担当者からは「何かあった場合には、いつでも携帯の方へご連絡ください」などと言われているかもしれません。
それでも、携帯へ電話をしてもよい時間帯がありますし、逆に携帯へ電話してはいけない時間帯というのもあります。
ビジネスマナーとして携帯電話に連絡する時間やタイミングについていくつか注意点を考えておきましょう。
業務時間内にかける
それぞれの会社に業務時間というものがあります。例えば早いところだと午前8時から始業、午後5時で終業かもしれませんし、午前9時から午後6時までと様々です。
携帯電話の番号を聞いたタイミングで、相手の会社の業務時間を前もって聞いておきましょう。
「御社の業務時間は何時から何時までですか？」もしくは、「夕方は何時ぐらいまでならご連絡してもよろしいでしょうか？」と尋ねます。
答えを聞いたら、相手の名刺に書き込んだり、自分の携帯電話からかける場合は、アドレスの登録の際に、かけても良い時間帯やその他の注意事項まで一緒に登録しておくと便利です。
また、相手の会社の休業日も知っておくと良いでしょう。土日が休みとは限りません。休業日がわかっているなら、よほどの至急案件でない限り連絡しないようにしましょう。
誰でも仕事とプライベートは分けたいものです。家族とリラックスしている時にかかってくる電話を、たとえ相手が取ってくれたとしても、内容によっては不快感を与えかねません。相手の身になって考えましょう。
先に会社の電話にかける
携帯電話を聞いていたとしても、平日の業務時間内であれば、先に会社の電話にかけましょう。相手がオフィスでデスクワークをしているかもしれません。携帯電話は、固定電話に比べると、やはり話にくかったり聞き取りにくかったりするものです。
また、バッテリーの面でも、外出する時に備えてあまり無駄にしたくはないと考えるかもしれません。まずは会社の電話に連絡して、不在の場合に携帯電話に連絡することができます。
会社の電話に連絡すれば、相手がその日業務を行っているか、また相手の現在の状況も同時に確認できます。
代休や有給休暇を取っているかもしれませんし、大事な商談や会議に入っている可能性もあります。
その場合、至急案件であれば取次人に用件を話して、他の人対応してもらうか本人に連絡した方が良いか判断を仰ぐことができます。
休憩時間に注意する
一般的に、昼食を含めて休憩は12時から午後1時の間が考えられます。食事中に電話がかかってくるのは、誰でも困るものです。食事しながらミーティングをしている場合もあるでしょう。
相手にとっての至急案件でない限りは、お昼休みの時間帯を避けて連絡する方が良いかもしれません。
どうしても連絡しなければならない場合は、「○○の件で、ご連絡ですが、お食事中ではないですか？」と一言尋ねましょう。
相手は食事を中断しても聞きたいと思うかもしれません。その場合、内容は簡潔にまとめ、相手が判断しやすいように話します。
相手から掛け直すと言われたら、電話を切って待ちましょう。その場合は、食事が終わる頃の時間、もしくは午後の業務が開始する午後1時頃には電話に出れるようにしておきます。
特別な用件の場合
例えば、期限が迫っているプロジェクトや、今日は夜遅くまでお互いに仕事をすることがわかっている場合は、その都度、連絡しても良い時間を確認しておきましょう。
会社によっては、固定電話は就業時間と同時に留守番電話に切り替わるところもあります。その場合は、携帯電話に連絡することになります。
相手から、調査や業務を頼まれていて、終わったらすぐに連絡が欲しいと言われている場合、何時まで連絡していいいのか確認すると同時に、連絡できるのが大体何時頃になるのか目安として伝えておくことができます。
まとめ
便利であるからこそ、気遣いが必要なのが携帯電話に連絡する時間とタイミングです。
相手の時間に割り込んで、こちらの話をするわけですから、電話をかける前に相手が今何をしているか一呼吸置いて考えましょう。
連絡する時間帯やタイミングが原因で、相手との関係が気まずくなるのは、ビジネスにおいてはとてももったいないことです。
休憩時間はなるべく避け、夕方から夜間にかけては連絡しても良い時間を確認しておきましょう。携帯電話での通話は、お互いが“良かった”と思えるような有意義なやりとりにしましょう。
