毎日何気なく書いているかもしれない日報や報告書ですが、実はニュートラルな立場で仕事内容を把握する重要な書類なんです。
上司にとっては、指示した仕事内容の進捗具合やその管理についての目安になりますし、その後のタスクの割り当てや改善点を確認する資料となります。
また、本人にとっても文書にすることで自分のタスクが総括され、客観的に改善点や問題点を見いだすことができます。
あなたが思っているよりも重要なのが日報と報告書です。日報と報告書の書き方を完璧にマスターすることで、ビジネススキルがアップすることは間違いありません。日報と報告書を基本から学んでください。
日報と報告書はどう違う？
日報と報告書は似ているようですが内容は違います。
日報と報告書の記入法をマスターする前に、その違いを理解しておきましょう。
日報
１日の業務が終了する際に、当日の仕事内容に関して記録するまとめ書類です。
書式は会社や業種、職種によって違いますが、基本的には当日の仕事内容、進捗具合、結果 ・感想などの項目に記載します。
それにプラスして、今後の課題や問題点、今後の活動、目標などを記載するパターンも多いです。
報告書
出張の報告や事業のひとつの節目などで作成する書類です。
日報と同じように、書式はその会社や職種ごとに違いますが、おもな記入項目は、進捗報告、それまでになしえた結果、今後の問題点、収支報告、付随する資料などです。
日報と違い、あなた個人の感想や意見は省き、客観的現実だけを記載するのが普通です。
日報よりもプライオリティが高いので、社内の共有情報として保存されるということを認識してください。
日報の書き方
呼び方は、業務日報であったり売上日報だったり営業日報だったりします。売上日報だけは、日々の売上がある業種で用いられ、現金収支や売掛金等を記載します。
業務日報や営業日報は、その日のタスク内容やその時間、商談した相手等を記載するのが普通です。
ほとんどの日報には所感の欄が設けられていると思いますので、今後の問題点や反省、また感想など度を書き入れます。
テンプレート利用がベスト
日報の書式は各会社によって違いますが、ほとんどの会社ではテンプレートが用意されています。ノートやメモではなく、このテンプレートを用いて日報を作成します。
会社のテンプレートとは別に、自分なりのテンプレートも準備しておくと、内容の構成に悩まずに日報が作成できます。
例えば、今日のタスク内容、満足した点と今後の問題点、次の日のスケジュール、上司や同僚への伝達事項などをテンプレート化しておくことで、毎日書く内容を悩まずにすみます。また、必要事項を書き忘れることもなくなります。
事実を的確に記載
日報に記載する事項は確かでなければなりません。営業先や営業件数、担当者の名前、成約の可能性がありそうな件数などの数字や名前は正確に記してください。
データが違っていれば、後々トラブルにもなりかねませんので注意が必要です。事実確認をしチェックしてから提出してください。
忙しいと、日報を書く際に思い出すのも大変になるかもしれません。移動の際などに手帳やアプリなどに、こまめにメモしておくのが良いでしょう。
日報は、業務の可視化にもつながります。客観的に自分の１日を思い返し反省すべきところは反省し、その中から改善点を見いだして次に役立てることが大事です。
内容は簡潔に
報告事項が多くある場合でも、、長々と書いてはいけません。あくまでも日報としては簡潔に箇条書き程度で伝わる内容にしましょう。深い内容は直接口頭で話せば良いですから。
基本的には、何をどれくらいの時間でどれくらい進捗しているという記入方法で良いと思います。
また、日報は事実を記載する文書ですから、「～のように思います」といった感想文はダメです。
報告書の書き方
報告書には、事業報告書や調査報告書、また収支報告書などいろいろなタイプがあります。どの報告書であっても、文章だけではなく図や表等を用いて、読みやすくて事実が確実につかめるように記載していきます。
最後に所感などの意見を軽く添えるのも良いでしょう。
報告書も、日報と同じく各会社ごとにまったく違います。各社でテンプレート式のフォーマットが準備されていると思いますので、それに従って記入してください。
わかりやすい報告書なら、あなたの評価もアップします。
少なくても「誰に」「どのような目的で」レポートするのかをきちんと想定しておくことが大事です。
誰に向けての報告書か？
報告書を作成する際には、まずは誰に向けて報告するのかということを明確にしなければなりません。
それが、上司や役員などに向けてのものなのか、社内の同じプロジェクトの担当者に向けてのものなのか、取引先やお客様に向けたものなのか、によって報告書の内容も変わってきます。
上司や役員に向けての報告書の場合は、報告内容は簡潔で短くシンプルにすることで、ジャッジメントがしやすい編成にします。
その報告書どおりに案件が進行した場合のメリットとデメリットを明瞭にしておきます。
社内の同じプロジェクトの担当者に向けてのものは、その案件で求められる内容を前もって分析しておき、データを組み入れておくこと。
案件に取り掛かることに先立って、まず責任者が判断しやすいポイントが盛り込まれていると、進行が早くなります。
取引先やお客様に向けてのものは、まず第一に期限を守ること、さらには相手側の要求する形式に合わせた報告書であることが求められます。あくまでも失礼のない提出を重んじてください。
重要なのは構成
報告書を構築するにおいては、バランスのとれた構成に気を配ることが重要です。一般的な報告書の構成はピラミッド型です。ピラミッドの頂点が総括で下に行くほど具体的な内容を入れていきます。
報告書を書く時には、たいていタイトルから書き始めるのですが、意外と難しくてなかなか進まないという経験をした方も多いかもしれません。
その反対に、ピラミッドの一番下の詳細から書きはじめると上手に取りまとめができることが多いです。全体構成に留意し、詳細からタイトルに向かって山を登るイメージです。
明瞭に正確な情報を
詳しく正確にという思いから、逆に長すぎてだらだらとした印象の報告書になってしまう例が少なくありません。
報告書は、明瞭簡潔で正確な情報で伝えることが重要です。それにプラスして図や表を使えば、報告書はさらに見やすくなりますし説得力も増すことは間違いでしょう。
また、大事な部分を太字にしたり赤い色を使ったりすると効果的です。意外と多いのが「ですます調」と「である調」が混同してしまう例です。
報告書を読んでいる立場だとすぐ気がつくことが多いのですが、作成しているとこんなミスにも気がつかずに進めている場合がありますので気をつけてください。
まとめ
日報と報告書の違いは分かっていただけましたか？また、日報と報告書の書き方も理解していただけたと思います。
この２つの書類は共有文書です。自分だけが分かるのではなく、読んだ相手がきちんと判断できるように作成しましょう。
