アポイントが取れて訪問日が決定したら、訪問当日の流れを頭の中で整理しながらきちんと準備態勢を整えましょう。
新規で訪ねる会社なら、まずは相手先の事業内容や経営陣、経営ポリシーなどを頭に入れておかなければなりません。
商談や交渉の内容によっては、各種資料や見積書、またサンプル等の準備、上司とのミーティングなどの準備も必要です。
訪問先が遠いケースでは交通費の仮払いや出張届け出書などの社内手続きも終わらせておきます。
もちろん、遅くても前日までには、すべての準備を完了させ、相手先にも電話かメールであいさつを兼ね確認しておくことも忘れないようにしましょう。
訪問の準備
商談が成功するかしないかは、訪問のための準備をきちんとしたかどうかによって大きく変わってきます。
取引先などを訪問する際には、念入りにあらかじめ準備をしておくことが、良い商談はもちろんですが良い人間関係を構築することに繋がります。
訪問先へのルートの確認と所用時間の計算
訪問先には、少なくても電話でアポ取りした時間の10分前までには到着が見込めるように準備し行動する必要があります。
大都市圏ならば電車や地下鉄、バスなどの交通手段のルートや乗換えは確認しておきましょう。
車で使うというケースでは、道路の確認はもちろんですが、途中の渋滞状況なども調べておいた方が良いでしょう。
インターネットなどを使えば割りと簡単に把握することが可能です。
相手先の基本情報を把握
最低でも、訪問する相手先の会社がいかような会社であるのかということはチェックし確認しておかなければいけません。
近年では、ほとんどの会社が自社のホームページを持っていると思われます。
少なくてもそのホームページを閲覧して、事業内容やサービス内容、また取扱商品などは確認しておきましょう。
商談内容の整理
訪問に至るまでの準備は完璧だとしても、肝心なのは訪問してからの商談です。
商談では、具体的にどんな内容の話を提案するのかということを整理しておかなければいけません。
提案内容も、ケースに応じた複数の提案内容を準備しておいた方が良いでしょう。
訪問時のマナー
ビジネスに限らず、どんな場面でもマナーはありますが、もちろん訪問にもマナーがあります。
この章では訪問のマナーについてマスターしていきましょう。
訪問先の受付でのマナー
訪問先の受付では、あなたの会社の社名・所属部・名前伝えます。
その後に「□時に、△部の××様とアポイントをいただいております」と伝えて取次ぎしてもらいます。
あとは、受付担当者が示した通りに行動しましょう。会社によっては、面会票に記入したり訪問者カードを発行されたりする場合もあります。
訪問先の応接室のマナー
訪問先の応接室に通されて、「こちらへどうぞ」と上座を案内された場合でも、断らずにそのまま指定された席に着きましょう。
自分のバックなどの荷物は床に置きます。スペースがあるからといってテーブルやソファーの上に置かないようにしてください。コート等は畳んで側に置きます。
用意しておいた書類や資料や名刺は取りやすい位置にセットしておきます。
お茶を出された際、相手先の分も同時に出された場合は、口にせず待つようにしましょう。
打ち合わせのマナー
相手先と面談する際の基本的な流れとマナーを紹介します。
まずは挨拶です。初対面だったときには、挨拶の時に名刺交換をしてください。手土産を持って行った場合は、その時に渡します。
始めから商談に入るのではなく、相互の肩の力を抜く為にもライトな雑談から入るのが良いでしょう。
商談に入ったら、まずは結論を述べ、その後に概況やその理由の説明をすると、リズム良く進行する事が可能です。
訪問しての商談では、訪問した側が話を切り上げるのが基本です。その商談で明確になった項目を復唱し確認した後で切り上げましょう。
最後は「お時間くださり、ありがとうございます」などと、お礼を述べて退出します。
訪問する前に確認すべきこと
訪問する前に確認しなければいけないことをチェックします。
訪問前に確認して完璧な状態にしておきましょう。
訪問準備のチェックポイント
まず最初にチェックすべきことは、訪問先の会社情報がきちんとできているかです。ここが確実でないと商談も進められません。
次に、商談に必要な資料や書類の整理とサンプルなどの手配も忘れないようにしましょう。
社内的には、上司や同行者と最終的な打ち合わせも済ませておく必要があります。また、出張の仮払いなどの手続きも忘れがちですので気をつけてください。
最後に、訪問先までの交通手段や所要時間の確認です。車の場合は渋滞情報なもチェックすれば完璧ですね。
身だしなみチェック
身だしなみは当日に最終チェックでしょうが、慌てないように事前に内容を把握することも大事です。
マナーとしては、髪の乱れや口まわりの汚れのチェック、鼻毛や化粧の崩れ、ふけや靴の汚れにも注意してください。
当然ですが、スーツやワイシャツのシワにも気を配りましょう。
ビジネス訪問のマストアイテム
ビジネス訪問のマストアイテムといえば、まずは名刺。名刺は折れていたり汚れていると使い物になりませんので気をつけましょう。
また、訪問先で多くの人を紹介されるケースもありますから多めに持ち歩いていた方が良いです。
次に書類や資料ですが、これは最低でも人数分を準備します。新規の取引先の場合は、書類や資料の他に自社の会社案内も会った方が良いです。
訪問が初めての会社であれば、相手先の地図や最寄り駅などからの道順が分かるものはあった方が良いでしょう。スケジュール帳や筆記具やメモは、訪問時だけでなくビジネスマンとしては当然の必須アイテムです。
また、内容によってはICレコーダーやノートパソコンなどが欠かせないこともあります。
最後に注意点ですが、持ち物のメーカーには最大の注意を払いましょう。相手先のライバル会社の商品を持っていたりすると最悪な状況になりかねません。
まとめ
ビジネスとして取引先やお客様へ訪問するのは、その時だけではなく事前の準備が重要なことは理解していただけたと思います。
何事も準備の量イコール成功の確率です。ミスの内容にしっかりと準備する習慣を付けましょう。
