相手が他の電話に出ていて話し中であったり、出張中で不在など、すれ違ってしまって、なかなかタイミングが合わないことがあります。
さらに相手が忙しい人だと、次に電話をかけるタイミングも悩ましいですね。
一度の電話で相手と話すことができれば簡単に済む用件も、すれ違ってしまうと苦労しますね。
電話をかけた相手が不在の場合
相手が不在で電話に出ないと言っても、何度も電話をかけ直すことは避けたいですよね。
電話をかけた相手が不在の場合、いくつかのパターンが考えられます。
相手が電話中で、切らずにそのまま待ちたい場合
「では、お電話が終わるまで待たせていただきます」
もうすぐ終わりそうとのことであれば、そのまま待たせてもらう旨を伝えます。
相手が席を外している場合
「何時頃にお戻りの予定でしょうか？」
「それでは1時間後にあらためてお電話いたしますので、そのようにお伝えください」
相手が打ち合わせで席を外していたり、外出している場合、戻る予定時間を確認しましょう。
「すぐに戻ると思います」と言われた場合であっても、かけ直す時間は余裕を持たせ、再度かけ直す時間の目安も伝えます。
相手が出張中の場合
「いつごろ出社なさいますか？」
「ではあらためて○月○日（出社予定日）にお電話いたします」
相手が出張中と言われた場合は、出社日を確認するとよいでしょう。
「差し支えなければ、いつごろ出社されるか教えてください」と、クッション言葉も入れて、出社日を聞くとやわらかく丁寧な印象になります。
また、長期不在や急ぎの用件の場合は、応対者に用件を伝えて、ほかの人が対応できるか判断してもらうとよいでしょう。
電話を再度かけ直す場合
「何度もお電話いたしまして、申し訳ございません」というひと言から始めましょう。
対応する人に何度も取り次ぎをお願いすることになりますので、お詫びの気持ちを伝えると丁寧です。
2度目の電話である旨をさりげなくアピール
名前を名乗る時は、「先ほどお電話いたしました○○でございますが」と、2度目の電話であることも伝えましょう。
そうすることにより、前回の電話と違う人が出た場合でも、こちらが何度も電話をしているということがわかります。
電話を再度かけ直す時間は？
急ぐ用件であるかそうでないかによって違うかもしれません。
急ぐ場合は、相手のスケジュールを考える必要はありますが、1～3時間くらいの間に折り返しがないと電話してみましょう。
留守電があれば、伝言を残すようにします。
急がなければ、翌日かけなおしたり、メールを送っておいたりするのがいいですね。
常に相手が電話に出ないの場合
こちらの用で電話をかけた場合は、かけ直しが原則です。
しかし戻り時間次第では、伝言、または折り返し電話をかけてもらうか判断して、応対者に依頼してもよいかもしれません。
自分に外出の予定がある場合は、自分から再度かけ直しますと伝えるか、伝言を依頼しましょう。
伝言や折り返しの電話を依頼する
「それではご伝言をお願いできますでしょうか？」
「先日納品いただいた商品の件で確認したいことがございますので、誠に申し訳ございませんが、戻られましたら、至急お電話をいただきたいとお伝えいただけますでしょうか」
急ぎの用件で折り返しの電話を依頼する場合、何の用で電話がほしいのか、簡単に用件を伝えます。
「念のためお電話番号を申し上げます」
折り返し電話を依頼する場合は、電話番号を伝えます。
相手の戻り時間を聞いておき、そのときに自分が確実にいる場所の電話番号を伝えましょう。
携帯への折り返し電話を依頼する
「席をはずしていることもありますので、携帯電話にいただけますでしょうか？」
相手の戻り時間に自分が不在の場合
「私も外出してしまいますので、1６時頃お電話いただきたい旨お伝えください」
相手が折り返しの電話を提案してくれた場合
「ありがとうございます。こちらの用事で大変申し訳ございませんが、折り返しお電話いただけますようお願いいたします」
感謝の気持ちも表して、申し出を受けましょう。
その際、何時頃に連絡をもらえそうか確認してから、電話番号を伝えます。
まとめ
何度も同じように電話をかけると迷惑になってしまいますので、相手が不在の場合は、戻る予定時間を確認して、次の電話をかけるタイミングを見計らうようにします。
相手との関係や用件にもよりますが、何度も電話することになるようであれば、伝言や折り返しの電話を依頼するなど判断して、応対者に依頼しましょう。
そして、電話を応対してくださっている人に対する気遣いも忘れずに、丁寧に話しましょう。
