仕事を依頼する際に重要なことは何だと思いますか？それは、一にも二にも「わかりやすさ」です。
依頼する際にはもちろんですが、逆に依頼を受ける時でも同じです。わかりにくい依頼は本当に困りますから・・。
それでは、わかりやすさとはなんでしょう。
まずは、下記で説明する「5W3H」です。5W3Hをきちんと理解して、短い言葉で懇切丁寧に説明することがわかりやすさです。
しっかりと質問をしてもらい、依頼される側の理解度を判断します。さらに、「その都度質問してください」「このやり方なら良いですよ」などと、相手の重圧を軽くするひと言を添えてあげるのが親切です。
また、 それ相応に仕事の経験を積んでいけば、今度はあなたが依頼をする立場にるでしょう。同僚や後輩だけでなく、外注業務などで社外の関係者に仕事を依頼するようにもなるはずです。
いずれにせよ「自分が依頼をされる立場だったらどう思うか」というポイントだけは忘れないでください。
依頼された人が気持ちよく仕事ができることが一番です。
「5W3H」を理解しよう！
仕事を依頼する際の第一の重要事項は、わかりやすく正確な依頼をすることです。
そのためには「5W3H」を明確化させることが欠かせません。「5W3H」は、仕事をする上での基本中の基本です。
「5W3H」を詳細に伝えられるかどうかで、依頼される側の理解度が大きく変わってきます。
5W3Hとは
- When⇒いつ（納期・期限）
- Where⇒どこで
- Who⇒誰が
- Why⇒何故
- What⇒何を
- How⇒どのように（手法）
- How much⇒いくら（予算）
- How many⇒いくつ（分量）
中でも「When (納期)」と「How much (予算)」は、以後のビジネスに支障が出るポイントですから、十分に気をつけてください。
5W3Hの理解が不十分であるならば、ノートなどに記入するなど準備をしておきましょう。
仕事の優先順位
仕事をする際にはタスクの優先順位があります。タスクの内容を5W3Hに当てはめると、仕事が増えてもいずれから着手してよいのか悩まなくてすむようになるでしょう。
最初にやっていた案件だからとか、断れない上司からの依頼だからという根拠で優先度を考えると、緊急の仕事が完了しないなどということになりかねません。
タスクの優先順位は、重要度と緊急性の兼ね合いを踏まえてすべきです。
5W3Hを理解しておけば、そのような面でも仕事を依頼するのに失敗は無くなるでしょう！
仕事の依頼【社内編】
仕事を依頼する際には、上手に依頼しなければなりません。
うまく内容が伝わっていなかったりすれば、後々大変なことになってしまいます。
依頼して内容を説明
まずは依頼する際の声かけです。「お時間よろしいですか」などと声掛けし、OKならそのまま依頼の説明に入ります。
都合が悪いようなら「時間ができましたらよろしくお願いします」と一旦戻ります。
依頼の説明に入ったら、5W3Hで内容を話します。不必要な修飾語はなしで、短い文言で伝えた方が良いです。
特に後輩でしたら、高レベルの専門用語要求をなるべく使わずに話した方が良いでしょう。
また、基準となる文書などがあるなら、進め方や重要箇所などについても解説してください。
質問を受け追加説明をする
依頼される側のマスター度の見極めを誤らないためにも、クエスチョンは積極的に受けることが望ましいです。
依頼時には質問がなくてもタスクの最中に出現するケースがあるので、「その都度質問してください」といったコメントで、メンタル的な負担を軽減するのは良い方法です。
進行状況のチェック
タスクが仕上がるまでの期間に、何回か進行状況を把握するのが理想的です。
その時に、間違いなどがあれば早めに訂正した方が良い結果になります。
仕事の依頼【外注編】
社内での仕事依頼でも難しいことがありますが、外注での仕事依頼ならますます大変です。
できるだけ細部にわたり詳しく伝えてください。このような進め方は、外注でも社内での依頼でも変わりません。取引の長い業者だからといって、5W3Hだけはスキップしないようにしましょう。
また、依頼内容のクオリティやニーズの具体性などは、レベルの高い説明が必須ですので、事前準備は重要になります。
社内で仕事依頼ほど再三コミュニケーションをとれるわけではありませんので、問いあわせ等が発生したらすぐにコンタクトをとれるようにしておく必要があります。
当然ながら、一定サイクルで進行状況を把握することも必ず確認してください。
注意しなければならないのは納期です。納期を指図する時には、カツカツの期間で指示したのでは、勘違いやトラブルなどがあった際に対応が難しくなってします。必ずゆとりを持って依頼してください。
まとめ
このように、仕事を受ける側ではなく依頼する側でも大変に難しいことが分かります。
5W3Hをきちんと理解して、依頼される側がモチベーションを保てるような依頼ができるようになりましょう。
