会議では、活発に議論してもらい、これ以上ない判断をしてもらいたいものです。そのためには、運営者の能力も問われます。
まずは、参加者に自分の役割を理解してもらわなければなりません。
進行役で参加なのか、書記で参加なのか、プレゼン者での参加なのかなどの役割です。各々にマッチした準備が必要となります。
このページでは、会議でのいろいろな役割等について説明します。
会議の準備で必要な重要事項
会議は、ただ単に日程を決めて招集すれば良いというものではありません。
参加者は貴重な時間を割いて参加するわけですし、もちろん会議の目的も達成する必要があります。
この章では、会議の準備から成功の秘訣までをお伝えします。
会議の準備
まずは物理的な準備ですが、会議室の手配、参加予定人数の把握、参加者への案内、必要な資料の作成、資料の疑問点を解消し文書に反映させる、などがあります。
いずれも、運営者とコミュニケーションをとりながら段取りしてください。
会議のアジェンダを作成
まずはアジェンダ（予定している会議内容のまとめ）を作成しましょう。
その際には、必ずOARRを間違えないようにしてください。ちなみにOARRとは、Objectives（会議の目的）Agenda（会議のアジェンダ）Role（参加者の役割）Rule（会議のルール）のことです。
会議のアジェンダ作成時にはしっかり押さえておかなければなりません。
OARRの中でも、目的とアジェンダはきちんとしていることが多いですが、参加者の役割は、進行係、書記係、ホワイトボードへの書き込み、資料のまとめ、発表や発言をしてもらうなど多岐にわたります。
事前にキチッと段取りしておくことが大事です。
会議のアジェンダの重要性
会議の準備に関して、アジェンダの重要性を重ねて伝えてきました。
アジェンダ作成の意図は、会議の出席者を対象に会議の内容や会議の目的をクリアーにシェアしてもらうことです。
ですので、会議のアジェンダはあれこれと長すぎる文言を書くことは避けて、シンプルな文言で短いテキストにまとめます。
たとえば、「議題」「開催日時」「場所」「出席者（司会、議事録係など役割分担付き）」「会議の論点」などです。
特に「会議の論点」には、現状の進捗の報告、問題点の洗い出し、原因と分析、今後の対応など細かく資料にした方がわかりやすく親切です。
自分の役割を理解する
会議での自分の役割を理解するところから始めましょう。
会議を設定するといっても、若手のうちは会場準備や資料作成などの用意が普通の役割かもしれません。
しかし、経験が多くなれば、進行や書記などを依頼されることもありうるでしょう。
とくに進行役ともなると、会議の流れを切ってしまっては大変ですから重要な役割になります。
また、書記の任務も重要です。会議中には着実にメモをとることが大事ですし、会議終了後は滞りなく議事録としてまとめることが大事になります。
プレゼン者として参加
プレゼンする人は、会議前に進行役とミーティングを綿密に行い議題を顕在化しておきます。
配付資料やホワイトボード、プロジェクターなどの準備を頼んでおきましょう。
資料の準備には万全を期してください。プレゼン内容を整備して時間内に提案が完璧に終了できるようにしておきましょう。
発表の内容も、単純明快でわかりやすい方が賛同を得やすいです。
会議終了後は、議決された内容を取り入れ次の作業に活かせるよう即座に修正します。
進行役で参加
進行役は、まず会議前に議題提出者やプレゼン担当者と綿密にミーティングをすることが必要です。
また、少なくても会議の３日前くらいまでには出席予定者にアジェンダを作成して渡しておきましょう。これだけで進行がスムーズになります。
会議では、最初に議題を簡潔に述べ、議題提出者やプレゼン担当者に内容説明を指示します。
その後質疑応答に入り議論するという流れです。論点がずれたり結論がぼけないように気をつけましょう。
複数の議題がある場合には、最もハードな内容のものを先に取り上げた方が良いです。シビアなことを考えるのは参加者の集中力が高いうちの方が良いからです。
大事な議題を後ろに移すと、その前の協議内容にに意識が行っていたりしますので上手くいかないことも多々あります。
また、進行役は会議の冒頭で終了予定の時刻を設定し発表してしまった方が良いです。
ダラダラ長く会議をするより、参加者全員で終了時刻までに結論を出そうという意識を持ってもらうのは、会議がスムーズに進行する要因となります。
もう一つ進行役の大事な役目は、参加者全員に発言してもらうように気を配ることです。
全員が気軽に意見を言ったり、遠慮なく反対意見が出るような雰囲気を作るのも進行役の務めです。
書記で参加
書記の勤めは、会議の全容を確実に記録することです。筆記するのはもちろんですが、ＩＣレコーダーなどを使うとなお良いです。
終了後には、もちろん議事録としてまとめますが、なるべく早いほうが良いです。
参加者が会議の内容を復習できますし、すぐに行動に移す元となるからです。
会議でやってはいけないこと
会議にはNG行為があります。言われてみればもっともなことなのですが、意外と身に付いていなかったり。この機会に再認識してください。
開始時間に遅刻
これは自分だけでなく参加者全員に迷惑を掛けます。
皆さん貴重な時間を割いているので、会議への遅れは厳禁です。
居眠り
いうまでもありません。あなたも信じられないと思うでしょうが、意外と多いのです。
特に自分の発表もなく意見を述べる予定もない会議などは注意してください。
私語
静かな場所ですから、自分たちが想像している以上に周りに聞こえています。
他の方の集中力にも影響しますので私語は慎みましょう。
挙手をせず発言
突然意見を言ったり、話をしている人に割って入っていったりするのもＮＧです。進行を乱す行為と考えてください。
話を脱線させる
話し合っている内容からずれた発言をする方は意外と多いです。
自分では気がつかなくても、場はシラケますし論点がぼけていったりしますので迷惑を掛けます。
感情的になる
自分の意見が必ずしも通るとは限りません。
あまりにも通そうとすると収拾がつかなくなってしまいます。引くところは引きましょう。
まとめ
上記のように、会議を上手く成功させるには、事前の準備が大切だということが分かっていただけたと思います。
特にアジェンダの重要性を理解すれば、どんな会議でも上手に進行していけるのではないでしょうか。
後は会議に慣れていき、進行役や書記、そしてプレゼンする発表者の経験を積んでいけば、ビジネスマンとしては相当のレベルアップです。