電話は顔の見えないコミュニケーションですので、対面でのコミュニケーション以上に相手に配慮した、丁寧な応対をこころがける必要があります。
電話を受けるときとは違って、電話をかけるときには、顔が見えないだけでなく、相手の状況も見えませんので、今話せるタイミングかどうか配慮することが大切になります。
電話をかけるときのマナーをしっかり身につけて、好印象を持ってもらえるようにしましょう。
電話をかける手順
電話をかけるときは、落ち着いて電話をかけるようにしましょう。顔が見えなくても、声の様子で相手に与える印象が違ってしまいます。
まずは、電話をかけるときの、基本的な流れをみていきましょう。
相手の都合がよい時間を選び、話す内容に関する資料をそろえるなどの準備をする
「○○社の○○でございます」
「いつもお世話になっております」
「恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか」
「○○社の○○でございます。いつもお世話になっております」
「本日は・・・の件でお電話いたしました。今お時間はよろしいでしょうか」
「よろしくお願いいたします」
「失礼いたします」
電話をかけるタイミング
急用でない限り、朝一番に電話をかけないようにしましょう。
特に週明けの業務開始時は、忙しい時間帯です。朝はメールのチェックや、社内での確認、伝達事項等で忙しいので配慮する必要があります。
また、一般的には12時～13時は昼休みですので、その前後を含めた時間や、終業間際の時間も迷惑となりますので、その時間帯は避けて電話をかけるようにしましょう。
また、電話は対面と違って、相手の状況が分かりません。
忙しくばたばたしている最中なのか、集中して資料を作っている最中なのか、出かけようとしているときなのか、どんなタイミングで電話をかけたのか分かりません。
相手が電話に出たら、今話せる状況かを確認しましょう。
用件は簡潔に話す
お互い限られた時間のなかで仕事をしています。必要以上に相手の時間をとらないよう、用件は簡潔に話すようにしましょう。
そのためにも、電話をかける前に、話す内容をあらかじめ頭のなかで整理しておき、話すポイントをメモしておくとよいです。
必要な資料もすぐに見られるよう、手元に用意しておくと、スムーズに話を進めることができます。
相手が不在の場合
相手が不在の場合は、戻り時間を確認し、電話をかけ直す旨を伝えます。戻り時間を確認しておくことで、何度も電話をかけて、取り次ぎの人に迷惑をかけないようにします。
例文
「お戻りは何時頃のご予定でしょうか」
「それでは、またあらためてこちらからご連絡差し上げます」
相手から電話をもらっていて、折り返しの電話をかけた場合には、その旨を伝えます。
例文
「○○様からお電話いただいておりましたので、お電話いたしました」
「後ほどこちらからお電話いたしますが、電話があったことだけお伝えいただけますでしょうか」
電話を終えるとき
電話を終えるときは、受話器をそっと置きます。
ガチャンと受話器を置く音が聞えると、相手を不快な気持ちにさせてしまいます。最後まで、丁寧に応対しましょう。
基本的には、電話をかけた方が、先に電話を切りますが、相手がお客様やクライアントの場合には、相手が切ったのを確認してから、電話を切りましょう。
まとめ
ビジネスでは電話のかけかたひとつで、相手に与える印象も違ってきますし、仕事の成果にも影響します。
電話をかける時間帯に気をつける、相手の都合を確認する、時間を無駄にとらせないように簡潔に話すなど、常に想像力をはたらかせて相手に気を配り、丁寧に電話をかけるように心がけましょう。