急ぎの連絡は携帯電話でOK？仕事のながれをスムーズにするビジネスマナー

仕事上で取引先と携帯電話（スマホ）でやりとりするのが当たり前になりましたが、それでも携帯を使う際のビジネスマナーは存在します。

基本的なルールを無視して振舞っていると「常識のない人」と思われてしまうかもしれません。そもそも取引が始まったばかりの新規のお客様へは、会社の固定電話に連絡をするのが基本です。

ただ内容が緊急であったり、相手が急いでいるであろう場合は、知っている携帯電話の番号に連絡することもできます。

その場合の注意すべきポイントを考えましょう。

携帯電話にかけても良いか確認する

急ぎの用件で会社に電話したところ、担当者は外出中とのこと。

名刺に会社の電話番号と一緒に携帯番号が書いてあった場合には、オフィシャルの携帯番号と捉えても大丈夫です。

この場合は、以下のように尋ねてみましょう。

場合によっては、会議に出ている時間であるとか、ちょうど飛行機の中であるなどの情報を取次人から得ることができます。

会議中や飛行機の中、もしくは他の乗り物で移動中（運転中）であれば、今電話をかけてたところで出られない可能性が高いので、少し時間をおいてかけるという選択肢が生まれます。

かなり緊急な用件であれば、かけてもらうことも出来ます。

そうすれば、担当者の都合の良い時間帯に電話をもらうことが出来ますし、急ぎと伝えておけば可能な限り早めに連絡してくれるかもしれません。もちろんこれは、かけてもらうことが失礼にならない場合に限ります。

至急の用件で、それを伝えることで相手が得をするもしくは損をしない場合のみです。

用件を簡単に伝えておく

携帯電話にかけてもらうにしても、こちらからかけるにしても、取次人に“○○の件で伝えたいことがある”と用件を簡単に伝えておくことで、相手側に判断の要素を与えることができます。

担当者がそれを取次人から聞いた時、その件であれば早く聞いておきたいと思うなら、少し無理してでも早めに連絡しようとするでしょう。会議を中座したり、移動中であれば、車を止めて連絡してくるかもしれません。

また、連絡をしてほしいと伝えた上で、相手がなかなか連絡できない状況にある場合を考えて、伝言も併せて伝えておくこともできます。

そうすれば、その伝言内容は取次人を通して、携帯電話やパソコンにメールを送るなど、担当者が一番頻繁に確認するであろうツールを通して最短で伝わると期待できます。

携帯への直接電話は勤務時間内がベスト

取引先との信頼も深まり、仕事の連絡も携帯電話が主となってきた場合でも、相手の就業時間内にかけるように注意しましょう。

いくら取引が深くなり担当者との仲も良好な関係といっても、深夜や早朝の電話は非常識になってしまいます。

もし時間的に遅いようであれば、余程の非常事態でもない限り、次の日の朝に電話しましょう。また朝でも、出社準備や通勤途中と思われる時間は割けた方が良いです。

誰からの電話か特定できる番号からかけましょう

担当者の携帯電話にかける場合は、相手が誰からの電話であるかを特定できる番号からかけましょう。

例えば、自分の携帯番号も相手に知らせているのであれば、会社にいても、会社の電話ではなく自分の携帯電話からかけます。

相手も番号を登録していますから、誰からの電話かがわかりすぐに出てくれるかもしれません。

相手に知らせているのが、携帯電話の番号のみなのに、会社の固定電話からかけるなら、誰からの電話かわからず、留守電の録音を聞いて掛け直すという時間のロスが発生する可能性もあります。

せっかく携帯電話の番号を知っていて、かけることができるのですから、相手と最短で話ができるようにできることは行いましょう。

まとめ

携帯電話が普及して、便利な時代になりましたが、だからと言って“どこでも連絡がつく”と考えるのは要注意です。

携帯電話でのやりとりを行う前によく考えましょう。取次人の反応によっては、連絡するのを控えた方が良い場合もあります。

大事な商談中の場合、取次人から連絡する時間を○時以降にして欲しいというリクエストがあるかもしれません。

至急案件かどうかは、自分で判断するのではなく相手側に判断してもらいます。

携帯電話を上手に使えば、業務の流れはスムーズになります。注意したいポイントを踏まえて、適切に活用しましょう。