毎日電話に出ていると、セールスの電話も多い事に気づきます。
きちんと社名を名乗ってかけてくるところもあれば、担当者の名前を知っているのかいきなり「○○と申しますが、○○様いらっしゃいますか？」と、個人名と名指しでかけてくる少し困ったセールスもあります。
「またか・・・」と思うかもしれませんが、決してぞんざいに扱う事なく、丁寧に対応しましょう。時には毅然とした態度も必要です。
通常のセールスへの対応
セールスの電話がかかってきたら、まずはどの部署のどの担当者に繋いだら良いかを考えます。例えば、求人関係であれば人事、会計システムであれば経理といった具合です。
保留にし、それぞれの部署へ連絡を入れます。基本的には、電話を取り次ぐ人は取り次ぐことが仕事ですので、その後そのセールスに対して返答するのは、それぞれの担当者の役割です。
では、もし担当者から「忙しいので用件を聞いといて」と頼まれたらどう対応するのが良いでしょうか。
保留を開け、以下のように用件を聞きます。
対応例
「申し訳ございません。あいにく担当の者が立て込んでおりまして、ご用件をお伺いするよう申し使いました。お話いただけますでしょうか？」
資料やメールを送りたいと言われたら、送ってもらうこともできるでしょう。相手が担当者と直接話したいということであれば、こちらからの連絡にするより、改めて掛け直してもらいます。
これは、相手のセールスに関して、話を聞く場合の対応となります。
しつこいセールスを断るように言われている場合
頻繁にかかってくるしつこいセールスの場合、担当者が話をしたがらない、もしくは初めから断るように言われることもあります。
相手も様々ですので、対応のパターンも様々ですが、ある程度はっきりと断るように言われている場合は、以下のように丁寧に言いましょう。
対応例
「恐れ入ります。あいにくこの件につきましては、今のところ間に合っているため、お断りするように申しつかっております。」
あくまで、自分は担当者から言付かっていることを述べているのであって、自分の判断では無いということを強調します。
それでもしつこく詰め寄ってくる場合は、以下のように連絡先を聞きましょう。
対応例
「お断りする事になっておりますが、必要になりましたらこちらからお電話をさせていただきます。ご連絡先をお伺いできますか？」
しつこいセールスは、される側からすれば迷惑ですが、電話番号を公表している以上、相手にもセールスする自由はあります。
しつこくされればされるほど、取引に至るケースは少ないかもしれませんが、ビジネスの世界は、どこで誰が繋がっているか分からないものです。
全くの飛び込みセールスだと思っていたものが、取引先と長い付き合いのある会社であったり、会社にとって大切な人物が贔屓にしている会社であったり、ぞんざいに扱っていると後で“しまった！”という事にもなりかねません。
もちろん毅然と断りつつも、決して険悪な雰囲気にならないように穏やかに対応しましょう。
まとめ
誰もが大抵“断る”のは苦手です。でもこの場合は、会社が断っているのであって自分個人が断るのではありません。
相手にがっかりされようが、しつこくされようが、自分にされているのではなく会社の姿勢に対してされているのであって、過度に気にする必要はないのです。
自分としては電話を取り次ぐものとして、相手の尊厳を認めつつ、あくまで“断る”という会社の判断を伝えるというスタンスで臨みましょう。
セールスが悪質である、もしくは断っても食い下がられ電話を切ってもらえないほどである場合などは、上司に相談し、上司に断ってもらう方が良いこともあります。
電話に出た人に断られるより、取り次がれた上役に断られることで納得するというケースもあります。
