仕事の状況により、上司が休みの日に、連絡をとらなければならないケースもあるでしょう。
特に土日も現場が動いているサービス業や、それに関連した営業マンは、上司が休みの日に連絡をとる状況が多いかもしれません。
その他にも、週末に体調を崩し、月曜日朝の打ち合わせに参加できない、身内で不幸があったなど、急に予期せぬことが起こったら、休日に上司に連絡をするかしないか、悩むところだと思います。
緊急の場合は、休日でも上司に電話する
上司が休みの日に、電話をするかしないかは、緊急かどうかで判断します。
今日でなくても、明日上司が出社してからでも問題ない内容であれば、上司が出社してから報告、相談してください。
現場でトラブルが起こり、対応策が見つからず、上司に相談したいというような緊急の場合は、迷わず連絡しましょう。
休みといえども、何かあれば電話がかかってくることもあると上司も分かっています。
上司が休みだからと連絡を躊躇して、事態が悪化するよりは、休みであっても連絡がほしいと考えるはずです。
休日であることに配慮したひと言
緊急で連絡をするのが必須とはいえ、休みであることに配慮しましょう。
上司が電話に出たら、まずは「お休みのところ、申し訳ございません」とひと言お詫びしてから、用件を切りだします。
また、どんな状況で電話に出ているか分かりません。いきなり用件を話し始めず、「今、お電話でお話ししても大丈夫でしょうか？」と確認しましょう。
話す内容は手短にまとめて時間にも配慮する
お休みのところに電話をしますので、あまり上司の時間をとることがないよう、話す内容は的確に整理して話してください。
よほどの緊急事態でない限り、電話をかける時間にも配慮しましょう。早朝や夜遅い時間に電話をするのは、まわりのご家族にも迷惑になります。
上司の携帯電話にかけたが、出ない場合
休みなので、すぐに電話に出られるとは限りません。電話に出なかった場合は、留守電に伝言を残します。
また、相談したいことが込み入った内容であれば、状況を説明したメールも入れておくと、上司も状況を把握しやすく、理解した上で、折り返し連絡ができるので、スムーズでしょう。
「○○です。お休みのところ申し訳ございません。現場でトラブルがあり、ご相談したくお電話いたしました。詳細はメールでもお送りいたします。申し訳ございませんが、折り返しお電話いただけませんでしょうか。よろしくお願い致します」
自宅に電話し、家族が対応してくれた場合
上司の家族が電話に出たら、自分の名前を名乗り、挨拶をします。
そして、休みにもかかわらず電話をしていますので、お詫びの気持ちも述べましょう。
「私、○○社で一緒に仕事をさせていただいております○○と申します。いつも○○さんにはお世話になっております」
「お休みのところ申し訳ございませんが、○○さんはいらっしゃいますでしょうか」
上司が自宅に不在
何度も電話をかけると迷惑になりますので、何時頃戻る予定か確認しましょう。
「何時頃、お戻りになりますか？」
「それではまた○時頃にお電話いたします。よろしくお願いいたします」
上司が自宅に不在、緊急で連絡を取りたい場合
上司が自宅に不在で、緊急の用件であれば、折り返し会社に連絡をするようお願いします。
「急ぎの用でお話ししたい件がございますので、恐れ入りますが、会社にお電話いただくようお伝えいただけませんでしょうか」
まとめ
業務が滞りなく進むことが優先なので、緊急の用件であれば、休日であっても上司に連絡しましょう。
ただし、休日に連絡をとるのですから、配慮が大切です。「お休みのところ、申し訳ありません」とひと言お詫びする、電話をかけるタイミングなどに注意し、あまり時間をとらせないように気を配りましょう。
