外出中や他の電話に出ている最中に、電話が入ることはよくあります。
せっかく連絡をもらったのに不在にしていた場合、相手に失礼のないよう折り返し電話をかける必要があります。
電話をかけ直す場合は配慮が必要
電話をかけたがつながらなかった、急ぎで折り返し電話を待っていた相手の気持ちに配慮して、丁寧に誠実に、電話をかけ直しましょう。
電話のかけ直しはお詫びの気持ちを示す
電話を折り返しかけて、相手の人につながったら、名前を名乗ってから、まずは電話に出られなかったことをお詫びしましょう。
「○○社の○○でございます。先ほどはお電話いただきましたのに、不在にしておりまして申し訳ございませんでした」
もし、何度か電話が入っていたようであれば、相手は急ぎの用件だと思われます。
何度も電話をもらったことが、きちんと取り次ぎ者から伝わっていることを示し、その上で不在にしており大変申し訳ないという気持ちを伝えましょう。
「何度もお電話いただいたようで、申し訳ございませんでした」
戻ってすぐに電話をかけ直していると誠意を示す
用件があって、折り返しの電話待ちである相手に、戻ってすぐに電話をかけ直していると誠意を示しましょう。
ただし、強調しすぎるとわざとらしいので、さらりと告げるとよいです。
「ただ今戻ってまいりまして、すぐにお電話いたしました」
「不在にしておりまして申し訳ございません、先ほど戻って参りました。ご用件は・・・」
用件など伝言が残されていた場合
折り返しの電話をかける前に、用件に必要な情報をそろえておきます。
相手をお待たせしていますので、スムーズに話を進められるようにしましょう。
伝言が残されているので、用件はこちらから切り出すと、相手はきちんと対応されていると感じられます。
「明日の打ち合わせの件でございましたね。その件につきましては・・・」
「先日納品した商品の件と伺いましたが、いかがなさいましたか？」
電話をかけ直すタイミング
ほかの電話に出ていて、電話に出られなかったときなど、電話を受けてから時間がそれほど経っていない場合には、すぐに電話をするのでよいでしょう。
しばらく外出していた間に受けた電話など、時間が経っている場合には、相手の都合を考慮して、電話をかける必要があります。
一般的には12時～13時は昼休みですので、その前後を含めた時間は避けたほうがよいでしょう。
翌日の朝にかけ直す場合も、始業直後はメールチェックや、社内での打ち合わせ等で忙しいので、時間を置いてから電話をかけるようにしましょう。
終業時間前も、やはり忙しい可能性が高いので、終業間際より早めに電話をかけるのが望ましいです。
携帯電話にかける場合
最近は、携帯電話に電話をする機会も増えました。会社の電話と違い、外出先でも電話に出ることができますので、電話をかける側にとっては便利ですが、相手の状況にいっそう配慮する必要があります。
相手が打ち合わせ中や、移動中で落ち着いて話せない状況の可能性がありますので、まずは「今、お電話でお話ししても大丈夫でしょうか？」と、相手の状況を確認します。
「今、打ち合わせ中です」と言われたら、何時頃に電話するのがよいか確認しましょう。
「後でかけなおします」と言われたら、「かしこまりました。お待ちしております」と申し出を受けましょう。
いずれにしても、相手が話しにくい状況ですので、電話は短く済ませることが重要です。
折り返し電話をかけたが相手が不在の場合
折り返し電話をかけたものの、相手が不在であった場合には、もう一度こちらから電話をかけ直すのがよいでしょう。
かけ直す場合は、何時頃に電話するのがよいか確認します。
また、「○○様からお電話いただいておりましたので、お電話いたしました」と折り返しの電話である旨を伝え、「後ほどこちらからお電話いたしますが、電話があったことだけお伝えいただけますか」と、折り返し電話をかけたことを伝えてもらうと、用件があって電話を待っていた相手に、きちんと対応していることを示せます。
まとめ
電話を待っている人にとって、用件が急ぎであるほどに、電話のかけ直しの待ち時間は長く感じます。
相手との関係性、急ぎの度合い、用件の内容、電話をかける時間帯など考慮して、折り返しの電話をしましょう。
